Office Manager

7 hours ago

Athens, Attica, Greece ΟΜΙΛΟΣ ΓΕΚ ΤΕΡΝΑ GEK TERNA GROUP Full time €25,000 - €60,000 per year

Ο Όμιλος ΓΕΚ ΤΕΡΝΑ αναζητά:

Office Manager (Office & Executive Assistant)- Διεύθυνση Έργων Περιβάλλοντος

Αρμοδιότητες:

  • Υποστηρίζει την καθημερινή εύρυθμη λειτουργία του γραφείου Διοίκησης των Εταιρειών του Τομέα, επιβλέπει τις γραμματείς των Διευθύνσεων και των Μονάδων, ενώ κατά περίπτωση συμμετέχει στη διαδικασία της τυπικής προετοιμασίας και υποβολής προσφορών διαγωνισμών για δημόσια έργα ή ΣΔΙΤ, διατηρώντας εν συνεχεία την ευθύνη επικοινωνίας της τυπικής παρακολούθησης των εκτελούμενων συμβάσεων σε συνεργασία με τις αρμόδιες Διευθύνσεις.
  • Οργανώνει και συντονίζει την καθημερινή λειτουργία του γραφείου διοίκησης του τομέα, υποστηρίζοντας γραμματειακά ως βοηθός / Office Manager τα Α.Δ.Σ.
  • Προΐσταται των γραμματειών των Διευθύνσεων, Τμημάτων και Εργοστασίων, συμμετέχοντας στην ετήσια αξιολόγησή τους
  • Διαχειρίζεται την εταιρική αλληλογραφία (document management), τις τηλεφωνικές επικοινωνίες και τα αρχεία
  • Έχει την ευθύνη για την λειτουργία του Travel Management
  • Προετοιμάζει ή ελέγχει τις παρουσιάσεις, τις αναφορές και τα έγγραφα προς δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς
  • Συντονίζει την επικοινωνία με εταίρους, δημόσιους οργανισμούς, συμβούλους, αναδόχους, συνεργάτες και εργολάβους
  • Παρακολουθεί τις συμβάσεις, τις προθεσμίες και τις τυπικές διαδικασίες σχετικά με τις Συμβάσεις και τα Έργα ΣΔΙΤ
  • Υποστηρίζει τη σύνταξη πρακτικών ΔΣ ή συσκέψεων, αναφορών και εσωτερικών διαδικασιών
  • Προετοιμάζει, συντονίζει και παρακολουθεί ως προς την τυπική πληρότητα των τεχνικών και οικονομικών φακέλων διαγωνισμών και προσφορών σε συνεργασία με τις αρμόδιες Διευθύνσεις ή/και εξωτερικούς συνεργάτες
  • Παρακολουθεί τις προθεσμίες, τις δημοσιεύσεις και τις σχετικές ανακοινώσεις διαγωνισμών σε συνεργασία με τη Διεύθυνση Διαγωνισμών
  • Μεριμνά για την ανάρτηση των προβλεπόμενων δεδομένων στο εταιρικό intranet
  • Διαχειρίζεται ατομικά τα έγγραφα εμπιστευτικότητας
  • Διαχειρίζεται τις προμήθειες υλικών γραφείου και ελέγχει/εγκρίνει τα σχετικά έξοδα
  • Συνεργάζεται με το τμήμα Facility Management για την υποστήριξη της λειτουργίας και φυσικής ασφάλειας των εγκαταστάσεων των γραφείων
  • Προτείνει βελτιωτικές αλλαγές
  • Διασφαλίζει την δέουσα εικόνα του γραφείου εσωτερικά και προς τρίτους  

Απαραίτητα Προσόντα:

  • Πτυχίο ΑΕΙ/ΤΕΙ Μηχανικού, Διοίκησης Επιχειρήσεων, Οικονομικών και συναφούς αντικειμένου σπουδές
  • Ανάλογη εμπειρία άνω των 10 ετών στην ίδια θέση και 20ετής γενική εμπειρία (προσόντα και εμπειρία ισχύουν είτε και τα δύο, είτε ένα εκ των δύο)
  • Εργασιακή εμπειρία σε αντίστοιχη θέση (Office / Executive Assistant ή Office Manager) κατά προτίμηση σε τεχνικό κλάδο.  
  • Πολύ καλή γνώση αγγλικής γλώσσας (γραπτά και προφορικά)
  • Εξαιρετική γνώση MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Δεξιότητες:

  • Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών αρμοδιοτήτων
  • Άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες
  • Υψηλού επιπέδου οργανωτικές ικανότητες και μεθοδικότητα
  • Αντίληψη νομοθεσίας και ρυθμιστικών πλαισίων
  • Εξοικείωση με τεχνικά θέματα
  • Τήρηση αυστηρών προθεσμιών
  • Διακριτικότητα, επαγγελματισμός και συνέπεια 

Παροχές Εταιρείας:

  • Προοπτικές εξέλιξης και ανάπτυξης σε έναν ισχυρό Όμιλο εταιρειών
  • Συμμετοχή σε Πρόγραμμα Ομιλικής Ιδιωτικής ασφάλισης Υγείας & Ζωής

  • product data analyst

    7 hours ago

    Athens, Attica, Greece MG MANAGER Full time €35,000 - €45,000 per year

    ΗMG MANAGER, μια από τις πιο δυναμικές εταιρείες λιανικής πληροφορικής με παρουσία από το 1992 και 4 καταστήματα στην Αθήνα, αναζητάProduct Data Analystμε έντονη data–driven νοοτροπία, ιδανικά με υπόβαθρο στα...

  • Office Manager

    1 week ago

    Athens, Attica, Greece Design Pergola Full time €9,000 - €36,000 per year

    The ideal candidate will be able to effectively coordinate meetings and other office events. They should be comfortable answering inbound phone calls, distributing mail to employees and handling outgoing mail.Management of the daily office operations and ensuring a smooth workflow.Organization and coordination of internal and external communication (phone...

  • Office Manager

    7 hours ago

    Athens, Attica, Greece GEK TERNA Group Full time €25,000 - €60,000 per year

    Office Manager (Office & Executive Assistant)- Διεύθυνση Έργων ΠεριβάλλοντοςGEK TERNA GROUPΑΚΟΛΟΥΘΗΣΕ Κατασκευαστικός | Τεχνικός κλάδοςΠροβολή 72 θέσεωνΑθήναΤοποθεσίαΑθήναπριν 2 λεπτάΗμ. ανάρτησηςπριν 2 λεπτάΜε μεγάλη...

  • Cloud Solution Architect

    2 weeks ago

    Athens, Attica, Greece Cloud Office Full time €90,000 - €120,000 per year

    About Cloud OfficeCloud Office is a Google Cloud Premier Partner and leading provider of IT consulting, technology, and digital solutions. We are dedicated to helping businesses leverage the power of cloud computing and AI to drive innovation and efficiency. Our team of experts is committed to delivering exceptional service and support to our clients...

  • Office & Administration Manager

    2 days ago

    Athens, Attica, Greece Searchlight - Management Consulting Full time €40,000 - €70,000 per year

    A well-established organization in the financial consulting sector is currently looking for an Office & Administration Manager to support its growing operations. They are looking for a highly organized and reliable professional to take on a multifunctional role combining office management, HR administration, travel coordination, and executive support. The...

  • Office Manager

    2 days ago

    Athens, Attica, Greece Open Cosmos Full time €30,000 - €40,000 per year

    Working for Open CosmosAim high, go beyond At Open Cosmos, we are solving the world's biggest challenges from space, providing businesses, governments, and researchers access to more readily available information than ever before - ready for the challenge? Then read on…Working in the People TeamThe People team is at the heart of making sure all of our...

  • Alliance Management Officer

    1 week ago

    Athens, Attica, Greece PharOS Ltd Full time €25,000 - €40,000 per year

    Founded in Athens in 2002, PharOS is a privately-owned pharmaceutical Company, developing and supplying generics value added products with a global portfolio. Our expertise covers all aspects of product development from API sourcing up to market release. We provide a broad portfolio of products and intellectual property to leading pharmaceutical companies.At...

  • Assistant/Office Manager in Budapest/Hungary

    4 days ago

    Athens, Attica, Greece European Investment Bank Full time €30,000 - €50,000 per year

    This position is based at our EIB Local office in Budapest/Hungary and requires regular office presence. The EIB offers you the opportunity to live and work in a truly international and multi-cultural environment. We also offer relocation support. The EIB, the European Union's bank, is seeking to recruit for its Secretariat General Directorate (SG) –...

  • Project Management Officer

    2 weeks ago

    Athens, Attica, Greece AMPLUS S.A. Full time €25,000 - €40,000 per year

    Company ProfileAMPLUS Technologies is a pioneering, innovative andGreat Place to Work Certified, IT Company that implements high quality projects in Financial Institutions, Telecommunication Companies, Insurance Organizations, Educational Institutions, and organizations of the wider Public and Private Sector. With a starting point back in the decade of...

  • IT Project Management Officer

    2 weeks ago

    Athens, Attica, Greece AMPLUS S.A. Full time €45,000 - €55,000 per year

    Company ProfileAMPLUS Technologies is a pioneering, innovative and Great Place to Work Certified, IT Company that implements high quality projects in Financial Institutions, Telecommunication Companies, Insurance Organizations, Educational Institutions, and organizations of the wider Public and Private Sector. With a starting point back in the decade of...