Office Administration Associate

Durch unsere engagierten Mitarbeiter liefert Conduent unternehmenskritische Dienstleistungen und Lösungen im Auftrag von Fortune 100 Unternehmen und über 500 Regierungen - und schafft so außergewöhnliche Ergebnisse für unsere Kunden und die Millionen von Menschen, die auf sie zählen. Sie haben die Möglichkeit, sich persönlich zu entfalten, etwas zu bewirken und Teil einer Kultur zu sein, in der Individualität jeden Tag wahrgenommen und geschätzt wird.

We are seeking a proactive and detail-oriented Office Administration Associate to support our operations in Greece. This role is a key liaison, blending essential office administration and real-time workforce compliance monitoring to ensure smooth and efficient operations. You will be instrumental in supporting staff, managing administrative tasks, and acting as the real-time gatekeeper for attendance adherence.

Key Responsibilities
Workforce Compliance and Administration

• Serve as the real-time gatekeeper for workforce attendance and adherence, ensuring digital time punches are accurate and justified.
• Monitor live clock-ins/outs on the digital card platform and use the notification system to contact non-compliant employees in real-time via email or phone.
• Verify and correct daily attendance records, flagging unresolved cases for escalation.
• Generate reports on missing punches, justifications, and recurring violations.
• Act as a proxy between Workforce Management (WFM), Operations, and Payroll on real-time shift adherence issues.
• Support schedule oversight by attending validation calls and flagging discrepancies, such as in-office shifts assigned to remote workers or weekend scheduling violations (e.g., office work in Greece on weekends).

Office and General Administration

• Resolve administrative problems by coordinating reports, analyzing data, and identifying solutions.
• Research a wide variety of information requests independently.
• Coordinate activities between departments and outside parties.
• Support the effective administration and operational support to various departments and business units.

Required Skills & Qualifications

• Communication: Fluent in both Greek (written and verbal) and English (written and verbal). Must be a professional, persuasive, and clear communicator, able to liaise tactfully with employees and management.
• Technical & Analytical: Proficient with attendance/timekeeping platforms and strong Excel/reporting capabilities. High attention to detail and the ability to identify and solve typical operational or administrative problems.
• Behavioral: Self-driven, proactive, and solution oriented. Must be empathetic but firm in enforcing compliance.
• Operational: Understands BPO scheduling cycles and office administration needs. Familiarity with Greek labor laws is a strong plus.
• Availability: Willingness to work overlapping shifts (e.g., late morning to early evening) to capture check-ins and check-outs across multiple shifts is required.

Success Measures
Success in this role will be measured by a reduced rate of unjustified missing punches, increased compliance with digital card policy, and improved operational visibility and audit readiness.

Conduent ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und Bewerber für alle Positionen berücksichtigt, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Glauben, Religion, Abstammung, nationaler Herkunft, Alter, Geschlechtsidentität, Geschlechtsausdruck, Geschlecht/Geschlecht, Familienstand, sexueller Orientierung, körperlicher oder geistiger Behinderung , medizinischer Zustand, Verwendung eines Blindenhundes oder Diensttiers, Militär-/Veteranenstatus, Staatsbürgerschaftsstatus, Grundlage genetischer Informationen oder jede andere gesetzlich geschützte Gruppe.

Für US-Bewerber: Menschen mit Behinderungen, die angemessene Vorkehrungen benötigen, um sich um eine Anstellung bei Conduent zu bewerben oder um diese zu konkurrieren, können solche Vorkehrungen beantragen, indem sie auf den folgenden Link klicken, das Antragsformular für Vorkehrungen ausfüllen und die Anfrage über die Schaltfläche "Senden" auf der Seite absenden unten im Formular. Wenn Sie Google Chrome oder Mozilla Firefox verwenden, laden Sie bitte das Formular zuerst herunter: Klicken Sie hier, um auf das Formular zuzugreifen oder es herunterzuladen. Sie können auch hier klicken, um auf die ADAAA-Unterkunftsrichtlinie von Conduent zuzugreifen.