Γραμματειακή Υπηρεσία

Περιγραφή της Ρόλου:

\Κύριες Εργασίες και Ευθύνες:
1. Διαχείριση εγγράφων και αρχείων: Οργάνωση, καταχώριση και αρχειοθέτηση εγγράφων.
Διατήρηση φακέλου πιστοποιητικών τα οποία επικυρώνονται από δικηγόρο
Δημιουργία, επεξεργασία και μορφοποίηση εγγράφων.
Διαχείριση ηλεκτρονικού και φυσικού αρχείου.
2. Διαχείριση αλληλογραφίας: Λήψη, αποστολή και διανομή εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας.
Παρακολούθηση ηλεκτρονικών μηνυμάτων (emails) και άμεση ανταπόκριση ή προώθηση στα κατάλληλα άτομα.
3. Υποστήριξη τηλεφωνικού κέντρου: Απάντηση και διαχείριση τηλεφωνικών κλήσεων.
Παροχή πληροφοριών και κατεύθυνση κλήσεων στα αρμόδια τμήματα.
4. Οργάνωση ημερολογίου: Διαχείριση ραντεβού και ημερολογίων των προϊσταμένων.
Υπενθυμίσεις για συναντήσεις, προθεσμίες και εκδηλώσεις.
5. Υποδοχή επισκεπτών
6. Οργάνωση συνεδριάσεων και συναντήσεων
7. Καταγραφή πρακτικών και δημιουργία αναφορών.
8. Διαχείριση προμηθειών: Παραγγελία και παρακολούθηση αναλώσιμων ειδών γραφείου.
9. Υποστήριξη διοικητικών εργασιών: Συλλογή και ανάλυση δεδομένων.
Δημιουργία αναφορών και παρουσίαση δεδομένων.
Συνεργασία με άλλα τμήματα για την ομαλή λειτουργία.
10. Υποστήριξη στις διαδικασίες πληρωμών σε συνεργασία με το τμήμα λογιστηρίου.
11. Ανταπόκριση σε ερωτήσεις πελατών.
12. Επίλυση προβλημάτων ή παραπομπή σε αρμόδια τμήματα.
13. Τήρηση εμπιστευτικότητας
14. Διαχείριση ευαίσθητων πληροφοριών με εχεμύθεια.
15. Δημιουργία παρουσιάσεων των προϊόντων, τιμοκαταλόγων & newsletter
16. Διαχείριση Social Media της εταιρείας
17. Συνεργασία με δικηγορικό γραφείο για την εισαγωγή των προϊόντων στην πλατφόρμα GREMDIS του Ε.Ο.Φ.
18. Επικοινωνία με συνεργάτες του εσωτερικού/εξωτερικού
19. Διαχείριση CRM

Απαιτούμενες Δεξιότητες:

• Άριστες γνώσεις Η/Υ

• Άριστη γνώση των προγραμμάτων Word/ Excel/ Power Point

• Άριστες ικανότητες επικοινωνίας

• Σωστή χρήση προφορικού και γραπτού λόγου

• Επαγγελματική συνέπεια

• Δυνατότητα επίλυσης προβλημάτων