Project Administrative Assistant

**ΣΚΟΠΟΣ ΤΗΣ ΘΕΣΗΣ**:
Μέλος της ομάδας έργου που θα παρέχει υποστηρικτικές γραφειακές εργασίες αρχειοθέτησης, διαχείρισης εγγράφων και αλληλογραφίας και εκτέλεση γενικών διοικητικών καθηκόντων. Άμεση απασχόληση σε εμβληματικό έργο της εταιρείας στην Β. Ελλάδα.
**ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΘΕΣΕΩΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ**:
1. Διαχείριση Εγγράφων και Αρχείων: Οργάνωση, αρχειοθέτηση και διατήρηση εγγράφων του έργου για εύκολη πρόσβαση και ανάκτηση.
3.Συντονισμός Συναντήσεων και Προγραμματισμός: Οργάνωση και προγραμματισμός συναντήσεων, συμπεριλαμβανομένων της κράτησης χώρων, της προετοιμασίας υλικού και της ενημέρωσης των συμμετεχόντων.
4. Παροχή Διοικητικής Υποστήριξης: Βοήθεια στην εκτέλεση διάφορων διοικητικών καθηκόντων, όπως η προετοιμασία εκθέσεων, η σύνταξη επιστολών και η διαχείριση αιτημάτων προς και από άλλα τμήματα.
5. Διαχείριση Προμηθειών Γραφείων: Επίβλεψη των αποθεμάτων γραφικής ύλης και άλλων αναλωσίμων, καθώς και η παραγγελία νέων εφοδίων όταν απαιτείται.
6. Δημιουργία και Διατήρηση Βάσεων Δεδομένων: Ανάπτυξη και συντήρηση βάσεων δεδομένων για τη διαχείριση πληροφοριών του έργου, όπως επαφές, προμηθευτές και χρονοδιαγράμματα. Καταχωρήσεις στο ERP
7. Ενημέρωση και Αναφορά: Συμμετοχή και προετοιμασία των τακτικών ενημερώσεων και αναφορών σχετικά με την πρόοδο του έργου στην ομάδα διαχείρισης έργου και στους ενδιαφερόμενους.
6. Συμμετοχή σε Συναντήσεις: Συμμετοχή σε συναντήσεις και συνεδριάσεις του έργου, παρουσίαση των ευρημάτων από τους ελέγχους και τις επιθεωρήσεις, καθώς και ενημέρωση για την πρόοδο των δράσεων βελτίωσης της ποιότητας.
**Requirements**:
ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ:
Πτυχίο σε σχετικό τομέα όπως Διοίκηση Επιχειρήσεων, Διοικητική Υποστήριξη ή άλλο σχετικό.
Ευχέρεια σε χρήση Η/Υ. Γνώση MS Office
Πτυχίο Μηχανικού ή Διαχείρισης Έργων είναι προαιρετικό αλλά επιθυμητό.
Άριστη γνώση Αγγλικών σε γραπτό και προφορικό λόγο
ΕΜΠΕΙΡΙΑ:
Απαραίτητη εργασιακή εμπειρία 2 ετών σε σχετική θέση
Επιθυμητή σχετική εμπειρία στον Τεχνικό κλάδο.
ΔΙΑΘΕΣΙΜΟΤΗΤΑ/ ΛΟΙΠΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ
Όσον το δυνατόν γρηγορότερα
ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ:
1. Οργανωτικές Δεξιότητες: Ικανότητα οργάνωσης του χώρου εργασίας, των εγγράφων και των προθεσμιών με αποτελεσματικότητα.
2. Δεξιότητες Επικοινωνίας: Εξαιρετικές γραπτές και προφορικές δεξιότητες επικοινωνίας σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον.
3. Δεξιότητες Διαχείρισης Χρόνου: Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών καθηκόντων και προθεσμιών ταυτόχρονα.
4. Επαγγελματισμός: Επαγγελματική συμπεριφορά και εμφάνιση.
5. Προσοχή στη Λεπτομέρεια: Ικανότητα εντοπισμού λαθών και ασυνέπειας στα δεδομένα ή τα έγγραφα.
6. Ευελιξία και Προσαρμοστικότητα: Ικανότητα προσαρμογής σε αλλαγές και νέες απαιτήσεις στο περιβάλλον εργασίας.
7. Επίλυση Προβλημάτων: Ικανότητα αντιμετώπισης και επίλυσης προκλήσεων με αποτελεσματικό τρόπο.
*

---