Back Office Administrator

Τοποθεσία Αιγάλεω 3 ώρες πριν Ημ. ανάρτησης 3 ώρες πριν Με κάποια εμπειρία Επίπεδο εμπειρίας Με κάποια εμπειρία Πλήρης απασχόληση Τύπος απασχόλησης Πλήρης απασχόληση Γραμματειακή Υποστήριξη / Υπάλληλος Γραφείου Κατηγορία θέσης Γραμματειακή Υποστήριξη / Υπάλληλος Γραφείου
Απαντά σε τηλεφωνήματα και τα ανακατευθύνει όπως κρίνεται κάθε φορά απαραίτητο
Διαχειρίζεται το ημερήσιο/εβδομαδιαίο/μηνιαίο πρόγραμμα και οργανώνει νέες συναντήσεις και ραντεβού του Γενικού Διευθυντή, του Εμπορικού Διευθυντή και του Τεχνικού Διευθυντή
Ετοιμάζει και διανέμει την αλληλογραφία, τα υπομνήματα και τις φόρμες
Αρχειοθετεί και ενημερώνει τα στοιχεία επικοινωνίας των εργαζομένων, των πελατών, των προμηθευτών και των εξωτερικών συνεργατών, σε συνεργασία με την Εμπορική Διεύθυνση
Αναπτύσσει περαιτέρω και διατηρεί το καθιερωμένο σύστημα αρχειοθέτησης (hard copies & server)
Ελέγχει συχνά τα αναλώσιμα γραφείου και πραγματοποιεί τις κατάλληλες παραγγελίες
Διαχειρίζεται τις απαιτήσεις των ταξιδιών των συνεργείων και της Διοίκησης
Καταγράφει τα έξοδα/παραλαμβάνει εξοδολόγια, παραστατικά ή αναφορές από Υπεύθυνους Έργων - συνεργείων, αρχειοθετεί και υποβάλει σχετικές συγκεντρωτικές αναφορές στον Εμπορικό Διευθυντή. Συνεργάζεται με τον Υπ. Λογιστηρίου σχετικά
Αναλαμβάνει περιστασιακά καθήκοντα υπαλλήλου υποδοχής
Αναλαμβάνει την καταχώρηση δελτίων τεχνικών ελέγχων στη σχετική βάση δεδομένων του ΥΠΕΚΑ σύμφωνα με τις οδηγίες του εκάστοτε Υπ. Έργου (ή του Τεχνικού Διευθυντή)
Υποστήριξη και εφαρμογή προτύπων ISO της εταιρίας σε συνεννόηση με τον ΥΔΣΠ
Ζήτηση τιμολογίων από προμηθευτές για εκκρεμή δελτία
Συνεννόηση για παροχή άδειας με προσωπικό και παρακολούθηση αδειών
Προσκόμιση κουπονιών και μοίρασμα στο προσωπικό μαζί με αποδείξεις πληρωμής
Εξυπηρέτηση προσωπικού για όλα τα έγγραφα που απαιτούνται (πίνακες προσωπικού, βεβαιώσεις κτλ)
Σύνταξη συμφωνητικών σε συνεννόηση με τον υπεύθυνο μηχανικό έργου και αποθήκευσή τους στο φάκελο έργου

---